Auch wenn viele Übersetzer und Dolmetscher immer noch größtenteils mit Papier arbeiten, wenn es um reine Organisationsaufgaben geht, so hat die Technik doch auch hier Einzug gehalten.
So wird der Rechner nun nicht mehr nur dafür genutzt, dass die Aufträge erledigt werden, sondern es gibt auch verschiedene Softwares, die das tägliche Leben des Übersetzers erleichtern sollen.
So hilft ein Programm etwa dabei, verschiedene Aufgaben des Alltags eines Dolmetschers oder Übersetzers zu bewältigen und nutzt dafür die moderne Technologie der Datenbanken.
Vor allem im Kundenmanagement ist es hilfreich, auf eine solche Software zugreifen zu können.
So können die Adressen und Stammdaten der Kunden verwaltet werden, es wird ersichtlich, ob Zahlungen eingegangen sind oder ob Außenstände beobachtet werden müssen.
Bei solchen Managementprogrammen ist es besonders hilfreich, wenn die Kundendaten getrennt nach Stammanschrift, Rechnungs- und Lieferanschrift durchsucht werden können. Für die Akquise kann die Serienbrieffunktion genutzt werden.
Viele Kunden stellen Anfragen, erteilen nach der Angebotsabgabe aber keinen Auftrag. Um die Übersicht über solche Anfragen zu behalten, hilft das Interessentenmanagement. Dieses verfügt über eine Historienfunktion und so kann jederzeit nachgesehen werden, ob sich der jeweilige Interessent schon einmal an den Übersetzer oder Dolmetscher gewendet hat oder nicht.
Wer mit anderen Übersetzern oder Dolmetschern zusammenarbeitet, kann von der Bestell- und Abrechnungsfunktion profitieren, die das Programm bietet.
Sehr einfach ist zudem die Erstellung von Angeboten, Aufträgen sowie Rechnungen.
Viele Freiberufler tun sich schwer damit, eine richtige Rechnung zu schreiben.
Richtig in dem Sinne, dass mehr als nur der Betrag, der seitens des Kunden gezahlt werden soll, auf dem Dokument zu finden ist. Es gibt rechtliche Vorgaben, die für eine Gültigkeit der Rechnung eingehalten werden müssen.
Mit Hilfe der Software kann da kein Fehler passieren und die Rechnungen werden gesetzlich richtig erstellt. Geht es dann um die Zahlungen der Kunden, so sollte natürlich der Überblick über eingehende Gelder gewahrt bleiben. Auch das ist mit der Software möglich.
Die Preisverwaltung kann genutzt werden, des Weiteren gibt es eine Funktion, die sich mit dem Mahnwesen befasst.
Wer mit den Standardeinstellungen der Software nicht zufrieden ist oder weitere Funktionen benötigt, für den können weitere modulare Anpassungen vorgenommen werden.
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